viernes, 3 de junio de 2011

La “S” olvidada de las 5S

Seguramente mí estimado lector has oído hablar de las Cinco S, llamadas así por sus orígenes japoneses: Seiri-Seleccionar; Seiton-Organizar; Seiso-Limpieza; Seiketsu-Estandarizar y Shitsuke-Disciplina o seguimiento.

También posiblemente habrás leído que el principal objetivo de las 5S no es orden y limpieza… ¿sorprendido? Definitivamente, el propósito de implementar las 5S en cualquier organización pública o privada, de manufactura o de servicio, es incrementar la productividad. Esto se logra cuando los tiempos improductivos derivados de buscar lo que se necesita, de dejar de operar por falta de material, herramienta, información o errores, de motivar al empleado por mejorar sus condiciones de trabajo, un ambiente laboral limpio y armonioso. Pero repasemos el significado de las 5S paso a paso.

Seleccionar. Identificar aquellos materiales, objetos, archivos, carpetas, herramientas, muebles, producto y cualquier recurso de la empresa como: necesario, necesario a veces y no necesario. De una simple visita al lugar de trabajo parece fácil hacer ésta identificación, el orden se ve sin necesidad de una preparación académica intensa, pues es lo que nos han inculcado desde pequeños.

Organizar. Desechar lo que no es necesario. Almacenar lo que es a veces necesario y organizar en el lugar de trabajo lo que si se necesita para la operación. ¿Fácil o difícil? Aparentemente debería ser fácil, puesto que siempre existe alguien en la organización con la autoridad suficiente para desechar (vía regalo, venta al costo, reparación entre otros) lo que debe ser desechado, y el espacio ganado nos será suficiente para organizar lo que quedó.

Limpieza Profunda. No es otra cosa que organizar a todo el personal que labora en una cierta área para llevar a cabo una limpieza profunda del área una vez que hemos asignado un lugar para cada cosa, y colocado cada cosa en su lugar.

Estandarización. Cuando ya tienes un lugar impecable, haz un estándar del mismo. La forma más fácil de hacerlo es tomando una fotografía del área, usar bines e identificadores de tal forma que cualquier persona pueda conocer dónde obtener lo que necesite, y donde regresarlo cuando ya no lo necesite.

Disciplina y seguimiento. Se refiere a mantener lo que ya se ha logrado con las cuatro S anteriores. Si reflexionamos hasta ahora los 5 pasos que se deben recorrer para implementar un programa de 5S, pareciera que no es nada del otro mundo ¿cierto? Los primeros tres pasos parecen tener una secuencia lógica, intuitiva, puesto que desde pequeños se nos enseña a ser ordenados, limpios, a cuidar nuestras pertenencias. Sin embargo, ¿por qué entonces es complicado para cualquier organización, grande o pequeña, nueva o madura, llevar un sistema de las 5S exitoso? A pesar de que en el mercado existe una gran oferta de cursos de 5S y asesores que conocen y capacitan en las 5S ¿por qué nos topamos con empresas que han vuelto a niveles de desorganización y condiciones de limpieza inadecuadas aún después de haber invertido en asesoría y capacitación a sus empleados?

Lo cierto es que existe algo que tanto empresarios como consultores hemos dejado de hacer. En mi experiencia en la industria manufacturera, empresas de servicio y dependencias he visto que la clave está en la quinta S, el Seguimiento.

Este debe comenzar desde la alta dirección, desde la institucionalización de paseos en los lugares de trabajo para detectar visualmente las anormalidades, hasta el llevar a cabo auditorias de control que entreguen un resultado semana por semana, mes por mes de cómo los empleados de cada área se acostumbra a nivel de hábito a cuidar sus herramientas, a conservar sus lugares de trabajo productivos.

Resulta evidente que las actividades del día a día, las urgencias, los cambios de prioridades entre otros hacen complicado para la dirección de cualquier organización invertir su tiempo en al menos un día a la semana hacer estos recorridos, y detenerse a revisar el indicador de la auditoria. Sin embargo, me gustaría comentar que el retorno de la inversión de este tiempo se verá reflejado en el desempeño del área donde se implemente completamente, es decir, hasta la quinta S el sistema. Recuerde que inicié comentando que el objetivo fundamental de las 5S no es que se vea bonito, es incrementar los niveles de productividad, y cuando vea este indicador crecer como consecuencia de un seguimiento disciplinado de todas las 5S se habrá dado cuenta que el tiempo invertido ha valido la pena.

Sugerencias o comentarios a:

rpc_ingenieria@hotmail.com

ricardo.perez@jalisco.gob.mx

Creado por Ing. Ricardo Said Pérez Cámara, actual director de mejora continua en el Instituto Jalisciense de la Calidad, consultor en mejora operativa y colaborador en la Incubadora Coparmex en área de operaciones.