Acciones concretas que darán a su empresa una ventaja competitiva en el ámbito local e internacional.
Los fabricantes mexicanos deben hacer lo que sea necesario para poder competir a escala mundial. Esto es verdad sean o no exportadores.
El libre comercio le trajo muchas ventajas a México, pero también ha significado que el mercado local ya no esté protegido de los competidores externos. Ningún manufacturero es inmune a los desafíos de los extranjeros.
Diseñe e implemente estrategias para ser más competitivo e incrementar sus ventas. El primer paso es modernizar la administración y la producción, y aumentar la eficiencia de cuantas formas sea posible. Esto no siempre es fácil o agradable; podría requerir valor para cambiar el modo tradicional de hacer negocios y siempre precisa de audacia para criticar las propias operaciones. El incentivo es claro: lo que está en juego no sólo es el crecimiento futuro de la firma sino su supervivencia misma. Debe hacer cambios.
El segundo paso es acercarse al cliente, ir más allá de la competencia y encontrar formas para evitar que los artículos se vuelvan “commodities”, para ofrecer un paquete único de productos y servicios que ningún competidor pueda igualar.
Revisar los procedimientos puede ser un ejercicio emocionante y creativo, y es satisfactorio ver los resultados. Descubrirá que muchas soluciones cuestan poco o nada. Sólo al cuestionar cada aspecto de los procesos de fabricación, mercadotecnia y administración, una firma puede bajar los costos, acelerar los procesos, satisfacer a los clientes y mantener los resultados en números negros.
Los negocios de cualquier país enfrentan muchos problemas similares a los mexicanos, usted puede vencer a la competencia ¡si los resuelve antes que ellos!
Las siguientes sugerencias son pasos concretos que cualquier empresa puede dar para alcanzar un margen competitivo, sin importar que los rivales comerciales sean nacionales o extranjeros.
1. Revise sus propias deficiencias
No importa lo que el gobierno haga o deje de hacer, usted puede mejorar la productividad interna.
Una de las primeras cosas que los hombres de negocio tienden a hacer cuando encuentran obstáculos serios —en México y en cualquier otra parte— es culpar al gobierno.
Existen muchas medidas que un fabricante puede tomar para mejorar su desempeño, a pesar de lo que el gobierno haga o deje de hacer. No se puede depender de que el gobierno responda con rapidez —o simplemente que lo haga— a un problema que enfrente una empresa o industria, así que el lugar lógico para
empezar a buscar soluciones es precisamente en el interior de la compañía.
2. Reduzca o elimine procesos innecesarios
Lleve a cabo un ejercicio presupuestal y una revisión administrativa, ambos en base cero, para eliminar costos inútiles y procedimientos burocráticos.
Una de las quejas más amargas expresadas por los hombres de negocio mexicanos es que están inundados en trámites. La burocracia, como sabemos, es el enemigo de la eficiencia, porque roba tiempo y debilita la energía de las actividades productivas. El gobierno federal dice que está trabajando para reducir el papeleo que impone en los negocios, pero los resultados, en el mejor de los casos, están mezclados.
Bueno, ¿y qué tal su propia burocracia interna? ¿En realidad necesita todas esas formas, firmas y demás procedimientos, impuestos por usted —y no por el gobierno— . Muchos procesos internos pueden ser de dudoso valor. Usted no puede hacer nada con respecto a la excesiva burocracia del gobierno, pero sí convertirse en alguien más productivo deshaciéndose de la suya.
El presupuesto de base cero es un ejercicio administrativo que se volvió popular en los años setenta. La meta de una corporación que lo emplea es eliminar todas las asignaciones del presupuesto que no sean útiles o absolutamente necesarias. Cada elemento pasa por un escrutinio y, si no puede ser justificado, se desecha. Sólo sobreviven los gastos esenciales o válidos.
Pero es posible ir más allá de la reducción presupuestal. Puede descubrir formas y procedimientos inservibles con una revisión cuidadosa (Reingeniería).
Muchas formas y procesos son redundantes, pero si nadie cuestiona su utilidad es muy probable que perduren. También es posible que otros procesos se hayan vuelto inútiles debido a cambios dentro de la compañía, o simplemente porque los tiempos cambian. Mediante una revisión efectiva es posible identificar y eliminar estos procesos obsoletos.
3. Permita gerentes con iniciativa
Ahorre tiempo en las juntas de alto nivel contratando a los mejores gerentes y luego otórgueles autoridad discrecional para tomar decisiones.
Una de las actividades más estériles de cualquier compañía sucede justo en la sala de conferencias donde se reúnen los altos directivos. En muchas empresas, ahí se toman demasiadas —y pequeñas— decisiones, donde las apuestas pueden no ser tan grandes o caras. Al concentrar la toma de decisiones en el nivel más alto, los ejecutivos pierden tiempo —y productividad— de mucho valor.
¿Quién dice que todas las decisiones deben ser tomadas por la alta gerencia? Las resoluciones basadas en comités extienden la responsabilidad pero consumen tiempo. Los altos ejecutivos se enfrascan en cuestiones que dominan mejor los gerentes de nivel medio, cuando deberían estar enfocándose en asuntos más importantes.
Cuanto más rápido se tome una buena decisión, más pronto se beneficia uno de ella. Cuanto más se posponga una determinación, más alto es el costo.
Para la mayoría de las decisiones de negocio, existe más de una respuesta correcta.
Al facultar al personal (a diferentes niveles), usted puede acelerar la toma de decisiones y, en consecuencia, elevar la productividad. Este cambio puede requerir algo de valor por parte de los gerentes nivel senior y de aquellos en los niveles medios. Con procedimientos de reporte apropiados, se requieren menos juntas y las estrictamente necesarias se pueden hacer de menor duración y, por supuesto, con mejores resultados.
4. Maximice su TI
Encuentre nuevas formas de aprovechar el poder y la productividad de su sistema de cómputo.
¿Su sistema de cómputo está trabajando para usted a todo lo que da?
No importa el monto de sus operaciones, al hacer un escrutinio de su sistema y actualizarlo teniendo en mente objetivos específicos, puede lograr un salto cuántico en la productividad de su tecnología de información (TI) para las áreas de producción, mercadotecnia y administración.
Las herramientas de TI más nuevas pueden estar fuera del alcance de los pequeños negocios, pero después de un corto periodo de tiempo, una vez que han sido mejoradas y estandarizadas, normalmente son accesibles. De ese modo, los negocios pequeños obtienen la mayoría de los beneficios de los sistemas desarrollados a la medida de las grandes empresas —después de que éstas han explorado la etapa de prueba y error del desarrollo.
Aun cuando el producto comprado pueda no tener todos los “extras” de un programa hecho a la medida, el tiempo para recuperar el dinero invertido, esto es, el retorno de la inversión (ROI, por sus siglas en inglés), puede ser espectacular.
5. Capacite a su personal
Incremente la productividad de sus empleados por medio de la capacitación.
Se ha demostrado en varios estudios, que la capacitación en el trabajo puede ser una de las inversiones más productivas —si se hace correctamente.
Hasta hace poco, una de las actividades corporativas más difíciles de medir era la capacitación. La gente se registraba para un curso, pero ¿qué aprendían? ¿Cómo se añadía su nuevo conocimiento a la productividad? Con el e-learning, hasta esto puede ser medido, evaluado y ajustado.
Los empleados en todos los niveles, desde la recepcionista hasta el gerente senior, se pueden beneficiar. Un programa de capacitación puede ser más rentable si enseña destrezas, y no se enfoca sólo en mejorar la habilidad de realizar tareas específicas.
Esto implica que nuestros empleados deben estar bien capacitados para desempeñarse en un nivel de clase mundial, ya que ahí es donde está la competencia.”
6. Evite la corrupción interna
Asegúrese de que su empresa no esté perdiendo recursos productivos por robos corporativos.
Todo gerente espera que no exista corrupción interna en su organización, pero, ¿cómo estar seguro? Si alguien está retirando efectivo o inventario, ese puede ser su peor enemigo en la lucha por una mayor productividad.
En un país como México, con un nivel de corrupción elevado, ¿usted cree que hay alguna posibilidad de que su compañía esté perdiendo dinero de esta manera?
Las prácticas de contabilidad existentes no siempre pueden identificar las transacciones fraudulentas, pero son de gran ayuda para identificar situaciones sospechosas y evaluar el riesgo de fraude dentro del sistema.
Deberá establecer controles internos para aumentar la transparencia corporativa. Una auditoria puede parecer un “extra” costoso, pero si le permite implementar medidas que prevengan el robo corporativo, lo compensará una y otra vez.
7. Olvídese de la familia
Elimine la palabra “nepotismo” de su vocabulario.
En un negocio familiar, aquellos miembros que usan dinero de la empresa para satisfacer hasta el tope sus necesidades domésticas están disfrutando de uno de los privilegios de ser dueños de un negocio. Sin embargo, esta práctica no es consistente con las metas de una firma orientada en las utilidades que, lo quiera o no, debe competir en el escenario mundial. Esto erosiona la productividad, el retorno de la inversión y la habilidad de competir, y puede ser fatal cuando se prepara una estrategia de exportación o una propuesta para el financiamiento seguro.
El nepotismo es otro delicado asunto familiar. Contratar parientes o amigos de confianza debe hacerse con cuidado si la razón es aumentar la productividad. Los parientes bien capacitados y altamente motivados en el equipo gerencial proveen un nivel de seguridad y dedicación que no se tendría de otro modo, en especial en las posiciones de confianza.
No obstante, si el pariente contratado no es por lo menos tan competente como el mejor candidato externo, podrá ser una carga costosa, el costo de tener clientes furiosos y negocios perdidos por errores cometidos y tareas no completadas cuesta más que el salario de un pariente improductivo.
Asimismo, despoja a la firma de la vitalidad que necesita para tener éxito cuando se confronte con la competencia de clase mundial y daña la moral del personal competente que no pertenece a la familia y que, ciertamente, podría estar mejor calificado. La compañía estaría mejor equipada para competir si simplemente le pagara a la persona para quedarse en casa y contratara a un reemplazo con base en el mérito, alguien que vea su futuro en la empresa en relación con su desempeño.
8. Invierta en I&D
Implemente un programa de Investigación y Desarrollo, (I&D) aunque cuente con un presupuesto reducido para ello.
Una razón por la que muchas compañías mexicanas tienen problemas al competir es la renuencia a invertir en I&D. Nadie duda que es difícil para una empresa comprometer fondos para este importante asunto al tiempo que lucha por pagar sus cuentas, pero podría redituar dividendos espectaculares en el plazo medio. Todos los indicadores apuntan a la necesidad de asignar por lo menos un modesto presupuesto en I&D, si quiere tener éxito a escala internacional.
Una empresa aun con estrechos márgenes y fuerte competencia, puede cada año gastar 5% de su presupuesto en este aspecto.
Si su compañía aún no ha establecido un presupuesto de I&D, una revisión de los procedimientos y estrategias ¡podría ser el primer proyecto de bajo costo!
9. Analice el mercado
Realice un estudio de mercado con la finalidad de conocer mejor a sus clientes.
Un principio básico para vender con éxito es saber lo más que pueda sobre sus clientes, así como sus necesidades especiales. Esto se ratifica cuando la meta es maximizar los componentes de valor agregado, como la entrega del producto y el servicio posventa.
Algunas firmas pueden dudar en pagar para investigar sus mercados, pero, a veces, es necesario un estudio y siempre es deseable cuando se presenta una propuesta financiera. Es una manera de acercarse a sus clientes, y la mejor forma de descubrir los servicios de valor agregado que desean es justamente ¡preguntándoles!
10. Controle la calidad
Revise su sistema de fabricación para asegurarse de ofrecerle al cliente una garantía de calidad.
Otro proyecto productivo es efectuar una revisión completa e intensa de todos los procesos de producción con el objetivo de mejorar el control de calidad. ¿Qué componente de valor agregado podría ser más grato para sus clientes que la seguridad de tener un producto de calidad?
Existe otro beneficio: las firmas que proveen una garantía de calidad pueden cobrar precios “Premium”. La famosa calidad mundial es una de las razones del éxito de los japoneses para vender sus productos, y una de las razones de la alta calidad es que la mayoría de las empresas han adoptado un programa de mejora continua, donde la búsqueda de procesos más eficientes y de mayor calidad nunca termina.
11. Comuníquese de manera entendible
Sea claro y conciso.
Una comunicación interna inadecuada puede ser una de las causas principales de errores, equivocaciones y malos entendidos dentro de una organización. Revisar las políticas de comunicación y verificar tanto como sea necesario los canales de envío y recepción de mensajes puede mejorar la eficiencia.
Además de asegurarse de que los canales de comunicación estén funcionando, es importante garantizar que los mensajes sean claros, concisos y fáciles de entender.
12. Siéntase un ganador (Actitud).
Aborde los retos y aplique estrategias con una actitud triunfadora.
La estrategia más importante va más allá de las sugerencias descritas atrás. Se llama actitud. Si usted y su equipo gerencial se aproximan al reto planteado por sus competidores con determinación, persistencia y una actitud ganadora, sus oportunidades de superar los obstáculos y lograr el crecimiento sustentable aumentarán.
COMENTARIOS FINALES.
Todas estas sugerencias son estrategias comprobadas para aumentar la eficiencia y muchas de ellas no son costosas.
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